Editorial Manager y ProduXion Manager: sistemas de envío y de seguimiento de producción en línea

En los artículos anteriores hemos hablado de las fases de edición de un artículo y del papel que desempeñan el editor y el autor en el proceso de producción. Para conocer estas fases en detalle, haga clic en los siguientes enlaces:

• correción lingüística 
• revisión de textos 
• composición tipográfica (también conocida como edición técnica) 
• corrección de pruebas 
• publicación XML (solo publicación académica). 

En este artículo de blog, presentamos las herramientas que permiten un proceso de presentación y una gestión eficaz de los artículos. 

Beneficios de las herramientas de seguimiento de artículos 

El proceso de publicación académica implica muchos pasos y personas. Un solo artículo pasa por diferentes fases de edición, circulando entre el autor, el editor, el revisor, el tipógrafo y otras personas implicadas. El proceso es bastante sencillo cuando se trata de libros académicos. En ese caso no se intercambian más de un par de correos electrónicos a lo largo de las fases de edición y publicación. Sin embargo, en el caso de las revistas académicas que reciben varias docenas de artículos cada año, lidiar con correos electrónicos y herramientas externas para controlar los plazos a menudo se vuelve difícil de gestionar. 

Los procesos de producción cambian mucho con el uso de un sistema de presentación en línea y revisión por pares para gestionar los envíos y un sistema de seguimiento de producción en línea. En este artículo, describimos estos sistemas y los beneficios que aportan a los editores de revistas. Para leer sobre las ventajas que estos sistemas proporcionan a los autores, haga clic aquí. 

Sistema de presentación en línea 

Los sistemas en línea para la gestión de la revisión por pares ofrecen a los autores, editores y revisores una interfaz fácil de usar para el envío sencillo de artículos: 

• Automatizan la revisión al proporcionar acceso a todos los documentos relevantes en un repositorio centralizado. 
• Eliminan la manipulación manual. 
• Reducen la posibilidad de errores o retrasos, ya que todas las personas implicadas reciben tareas dentro del sistema y recordatorios en el caso de próximos plazos.  
• Permiten que los editorial managers vean todos los documentos en un solo lugar, verifiquen su estado, apliquen herramientas de verificación de calidad y asignen tareas. 
• Permiten a los autores seguir el estado de cada uno de los artículos que han subido al sistema. 
• Permiten a los revisores gestionar todas las invitaciones y tareas de revisión por pares.  

Sistema de seguimiento de producción en línea 

Los sistemas de seguimiento de la producción son mejoras adicionales que se ponen en marcha una vez que el artículo ha sido aprobado para su publicación, y después de que se haya completado el proceso de revisión por pares: 

• Proporcionan a los editores una forma eficiente de gestionar el flujo de trabajo de edición adicional: corrección lingüística, revisión de textos, composición tipográfica, corrección de pruebas, correcciones de autores, aprobaciones editoriales, etc.  
• Por lo general, se integran con los sistemas editoriales, lo que permite a los editores realizar un seguimiento de cada paso por el que pasa un artículo, comenzando con el estado de envío. 
• Permiten que todas las partes implicadas identifiquen rápidamente los cuellos de botella en sus procesos y tomen medidas correctivas sin interrumpir los plazos.  
• Optimizan los flujos de trabajo tanto para autores como para las editoriales, lo que se traduce en ciclos de publicación más fluidos.  

Descripción de Editorial Manager y ProduXion Manager 

Editorial Manager es un sistema líder de envío de artículos y revisión por pares basado en la nube utilizado por editoriales académicas de todo el mundo, incluido Sciendo. Fue desarrollado por Aries Systems, un conocido proveedor de sistemas de gestión de flujo de trabajo para la industria de publicación de revistas durante más de 35 años. 

Editorial Manager ayuda a los editores de revistas y asistentes editoriales a gestionar los archivos, las tareas y las comunicaciones necesarias para una administración eficaz y eficiente de los envíos de artículos. El sistema es altamente personalizable, se integra fácilmente con diferentes flujos de trabajo de revisión por pares. 

En Sciendo, implementamos un sistema basado en el flujo de trabajo único de cada revista. Proporcionamos a los editores la formación, la documentación y el apoyo, lo que les permite, al igual que a sus revisores y autores, trabajar sin esfuerzo con el sistema. 

Módulos de Editorial Manager 

Existen varios módulos adicionales que se pueden integrar con el sistema básico para facilitar el flujo de trabajo: 

• Archivos adjuntos de revisores: permiten a los revisores cargar archivos adjuntos con sus recomendaciones, como imágenes o materiales relacionados. 
• Archivos adjuntos del editor: permiten a los editores proporcionar materiales complementarios a los revisores y / o autores. Los revisores reciben acceso cuando se les invita a una revisión, mientras que los autores pueden ver los documentos una vez que se toma una decisión. 
• Materiales suplementarios para autores: permiten a los autores enviar archivos adicionales que no se pueden integrar en un formato PDF, como audio o video. Estos archivos son accesibles a través de un enlace en el PDF.  
• Sistema de control de calidad del material gráfico: analiza la calidad de los archivos proporcionados por el autor. Un informe detallado que describe los problemas encontrados se pone a disposición del autor y / o editor.  
• Sistema de gestión de referencias: la vinculación de referencias añade hipervínculos a PubMed y / o CrossRef para cada cita de referencia en el archivo de envío del autor.  Limpieza de referencias proporciona listas de referencias formateadas según el estilo específico de la revista, lo que reduce el tiempo de revisión. 
• Búsqueda de revisores: proporciona una lista de posibles revisores que se pueden asignar a los artículos. La lista se genera a partir de la base de datos de usuarios de Web of Science. 

Las funciones adicionales también pueden permitir un reconocimiento público de la actividad de revisión depositando los datos en el registro ORCID del revisor o en el perfil de Web of Science. 

Integración perfecta con ProduXion Manager 

Editorial Manager se integra con otro producto de Aries, ProduXion Manager. ProduXion Manager es una solución basada en la nube que soporta los flujos de trabajo de producción y es ampliamente utilizada por muchas revistas en Sciendo. 

ProduXion Manager hace que sea fácil:  

• transferir un artículo de la editorial a la producción, 
• asignar tareas de producción a editores, autores y también a contratistas externos, 
• realizar revisión de textos, 
• realizar la composición tipográfica del artículo, 
• realizar correcciones en línea, 
• publicar el artículo finalizado.  

Aunque Editorial Manager se puede utilizar independientemente de ProduXion Manager, muchos editores de revistas utilizan ambos sistemas para aprovechar de un proceso completo de gestión de artículos, desde el envío del artículo hasta la publicación final. Ambos sistemas también son altamente personalizables y se pueden adaptar a las necesidades específicas de flujo de trabajo de cualquier revista y equipo editorial. 

El ecosistema de integraciones de publicación académica 

Además de las funcionalidades y módulos ya mencionados, hay una serie de otras herramientas, tanto de Aries como de otros proveedores, que se integran fácilmente en estos sistemas. Algunos ejemplos de tales herramientas incluyen Similarity Check, Publication Fee Processing y Bibliographic Management: 

• Similarity Check: una herramienta automatizada de evaluación de artículos, proporcionada por Crossref, que compara los artículos enviados con la base de datos de contenidos ya publicados para detectar posibles plagios. 
• Publication Fee Processing: un módulo específico de procesamiento de pagos que permite calcular, recaudar y gestionar los cargos de publicación de artículos. El módulo proporciona una forma sencilla de procesar los APC y facturar a autores, financiadores o instituciones, dentro de los flujos de trabajo de revistas. 
• Gestión bibliográfica: el software de gestión de referencias ayuda a editar y corregir una bibliografía en varios formatos. Ahorra tiempo al ayudar a cumplir con los requisitos de estilo y garantizar la precisión de las fuentes citadas. 

¿Por qué invertir en un sistema de seguimiento editorial y de producción en línea? 

Estos sistemas se crearon para ayudar a los equipos editoriales a hacer un uso más eficiente del tiempo y el esfuerzo, aumentando al mismo tiempo la calidad de sus publicaciones. Entre las ventajas específicas encontramos: 

• Garantizar que el equipo editorial, los revisores y los autores sepan exactamente qué acciones se les exigen. 
• Reducir el riesgo de errores, omisiones y pérdida de datos. 
• Acelerar el proceso de publicación académica ya que las tareas se vuelven más sencillas o están más automatizadas. 
• Simplificar la recopilación de datos para una revista, como el número de envíos, el origen de los envíos, los índices de aceptación, el tiempo de procesamiento, etc. 

Los modernos sistemas editoriales y de producción en línea mejoran la experiencia de publicación para todos los usuarios que trabajan en un artículo. 

Para obtener más información sobre estas herramientas y cómo podemos implementarlas para usted, rellene el formulario de contacto. 

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