Editorial Manager und ProduXion Manager – ein Online-System zum Einreichen und Tracking der Erstellung der Texte

In den vorherigen Artikeln erzählten wir von den Phasen der Bearbeitung der Manuskripte und der Rolle, die der Herausgeber und der Autor im Erstellungsprozess spielen. Um mehr über diese Schritte zu erfahren, klicken Sie einfach in die Links unten:  

• Spracheditierung 
• Redigieren 
• Schriftsetzen (auch als technische Redaktion bekannt) 
• Korrekturlesen 
• XML-Veröffentlichung (nur für wissenschaftliches Veröffentlichen). 

In diesem Blogbeitrag stellen wir die Tools vor, die den Einreichungsprozess erleichtern und den Umgang mit den Texten effizienter machen

Die Vorteile der Tools zur Verfolgung der Manuskripte 

Der wissenschaftliche Veröffentlichungsprozess umfasst viele Schritte und involviert viele Menschen. Ein einzelner Artikel durchgeht verschiedene Bearbeitungsphasen und kreist zwischen dem Autor, dem Gutachter, dem Schriftsetzer und anderen Menschen, die in diesem Prozess meistens mehrmals engagiert werden. Der Prozess ist relativ unkompliziert bei wissenschaftlichen Büchern, bei denen im gesamten Bearbeitungs- und Veröffentlichungsprozess einfach nur ein paar E-Mails ausgetauscht werden. Im Falle der wissenschaftlichen Journale, die jedes Jahr Dutzende von Manuskripten erhalten, ist der Umgang mit E-Mails und externen Tracking-Tools für die Deadlines oft nicht mehr handhabbar. 

Die Erstellungsprozesse verändern sich signifikant mit der Verwendung von Online-Systemen für die Einreichung und Begutachtung für den Umgang mit den eingereichten Texten und Online-Systemen für die Produktionsüberwachung für die Arbeit mit der Erstellung der Manuskripte. In diesem Artikel beschreiben wir diese Systeme und die Vorteile, die sie den Herausgebern der Zeitschriften bringen. 

Online-Submission-System 

Online-Systeme für das Begutachtungsmanagement beliefern die Autoren, die Redakteure und die Gutachter mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche für eine einfache Einreichung von Texten: 

• sie automatisieren den Begutachtungsprozess durch die Gewährung des Zugangs zu allen relevanten Dokumenten in einem zentralisierten Aufbewahrungsort, 
• sie eliminieren den manuellen Eingriff, 
• sie reduzieren die Gefahr der Fehler oder Verzögerungen, da die involvierten Menschen die Aufgaben innerhalb des Systems erhalten, genauso wie die Erinnerungen an die einzuhaltenden Fristen , 
• sie erlauben den Chefredakteuren die Einsicht in alle Papers an einem einzigen Ort, die Überprüfung ihres Status, die Anwendung der Qualitätskontrolltools und die Zuweisung der Aufgaben, 
• sie ermöglicht den Autoren die Verfolgung des Status aller Papers, die sie in das System hochgeladen haben, 
• sie ermöglicht den Gutachtern die Verwaltung der Einladungen zur Begutachtung sowie der Aufgaben. 

Online-Trackingsystem für die Erstellung 

Die Trackingsysteme für die Erstellung sind zusätzliche Verbesserungen, die eingeschaltet werden, sobald das Manuskript für die Veröffentlichung freigegeben wurde und nachdem der Begutachtungsprozess abgeschlossen wurde: 

• sie geben den Verlagen eine effiziente Methode zum Verwalten des weiteren Redaktions-Workflows: der Spracheditierung, des Redigierens, des Schriftsetzens, des Korrekturlesens, der Korrekturen des Autors, der Redaktionsfreigaben usw. 
• sie sind meistens mit Redaktionssystemen integriert und erlauben es den Verlagen, jeden Schritt zu verfolgen, den ein Manuskript durchgehen muss, beginnend mit dem Status der Einreichung 
• sie ermöglichen allen Parteien die schnelle Identifizierung der Engpässe in ihren Prozessen und das Ergreifen der Korrekturmaßnahmen, ohne die Zeitrahmen zu sprengen 
• sie optimieren die Arbeitsabläufe für Autoren und Verlage, so dass der Veröffentlichungszyklus glatter wird. 

Beschreibung vom Editorial Manager und ProduXion Manager 

Editorial Manager ist ein cloudbasiertes System für die Einreichung der Manuskripte und Begutachtung, das von wissenschaftlichen Herausgebern weltweit eingesetzt wird – auch von Sciendo. Es wurde von Aries Systems entwickelt – einem seit über 35 Jahren in der Veröffentlichung der Journals bekannten Anbieter für Workflow-Management-Systeme.  

Editorial Manager hilft den Redakteuren und Redaktionsassistenten beim Management von Dateien, Aufgaben und Nachrichten, die für das effektive und effiziente Einreichen und Verwalten der Manuskripte notwendig sind. Das System ist hochindividualisierbar, es lässt sich einfach mit verschiedenen Begutachtungsabläufen integrieren

Bei Sciendo implementieren wir ein System, das auf einem individuellen Arbeitsablauf für jede Zeitschrift basiert. Wir bieten den Redakteuren Schulungen, Dokumentation und Unterstützung und ermöglichen es sowohl den Gutachtern als auch den Autoren, mit dem System mühelos zu arbeiten. 

Module des Editorial Manager 

Es gibt einige Zusatzmodule, die mit dem Basissystem integriert werden können, um den Arbeitsablauf zu vereinfachen: 

• Anhänge der Gutachter: sie ermöglichen es den Gutachtern, die Anhänge mit ihren Empfehlungen hochzuladen, wie z.B. Bilder oder verwandte Materialien  
• Anhänge des Redakteurs: sie ermöglichen es den Redakteuren, den Gutachtern und/oder Autoren ergänzende Materialien zu versenden. Nach der Einladung zur Begutachtung erhalten die Gutachter einen Zugang und die Autoren können die Dokumente einsehen, sobald die Entscheidung gefallen ist.  
• Ergänzende Materialien des Autors: sie ermöglichen den Autoren das Einreichen von zusätzlichen Dateien, die nicht im PDF-Format gespeichert werden können, wie Audio- oder Video-Files. Diese Dateien sind durch einen Link in der PDF-Datei verfügbar. 
• Qualitätssicherungssystem für die Dokumente: es analysiert die Qualität der Dateien, die vom Autor bereitgestellt wurden. Ein detaillierter Bericht, in dem die festgestellten Probleme beschrieben werden, wird dem Autor und/oder dem Redakteur zur Verfügung gestellt. 
• Referenzmanagementsystem: die Referenzverknüpfung fügt die Hyperlinks zum PubMed und/oder CrossRef für jede Bezugszitierung in der Einreichungsdatei des Autors hinzu. Das Referenz-Cleanup-Tool stellt die Referenzlisten bereit, die im spezifischen Stil des Journals formatiert sind, so dass die Zeit für das Redigieren verkürzt wird.  
• Gutachtersuche: es liefert eine Liste von potenziellen Gutachtern, die sich mit den Manuskripten beschäftigen können. Die Liste wird von der User-Datenbank von Web of Science erstellt. 

Die Zusatzfunktionen können auch die öffentliche Anerkennung der Begutachtung ermöglichen – dies geschieht durch die Ablage der Daten im ORCID-Record oder Web-of-Science-Profil des Gutachters. 

Nahtlose Integration mit dem ProduXion Manager 

Editorial Manager lässt sich mit einem anderen Produkt von Aries integrieren, nämlich dem ProduXion Manager. ProduXion Manager ist eine cloudbasierte Lösung, die die Arbeitsabläufe im Erstellungsprozess unterstützt. Sie wird in vielen Journals bei Sciendo eingesetzt. 

ProduXion Manager erleichtert:  

• den Transfer des Manuskripts vom Verlag in die Produktion 
• die Zuweisung der Erstellungs-Tasks an Verlage, Autoren sowie externe Auftragnehmer 
• die Durchführung des Redigierens 
• das Schriftsetzen des Manuskripts 
• das Online-Korrekturlesen 
• die Veröffentlichung des finalen Manuskripts.

Obwohl Editorial Manager unabhängig vom ProduXion Manager verwendet werden kann, nutzen viele Herausgeber der Journals beide Systeme, um von einem vollständigen Paper-Managementsystem zu profitieren – von der Einreichung des Manuskripts bis hin zur endgültigen Veröffentlichung. Beide Systeme sind ebenfalls hochpersonalisierbar und können an spezifische Workflow-Bedürfnisse jedes Journals und jedes Redaktionsteams angepasst werden. 

Das Ökosystem für die Integration der wissenschaftlichen Veröffentlichung 

Zusätzlich zu den bereits erwähnten Funktionen und Modulen gibt es eine Vielzahl von anderen Tools, sowohl von Aries als auch von anderen Anbietern, die sich in diese Systeme leicht integrieren lassen. Diese Tools sind beispielsweise Similarity Check, Publication Fee Processing und Bibliographic Management: 

• Similarity Check: ein automatisiertes Tool von Crossref für die Bewertung der Manuskripte, das die eingereichten Papers mit den bereits veröffentlichten Inhalten vergleicht, um potenzielles Plagiat zu erkennen 
• Publication Fee Processing: ein dediziertes Zahlungsbearbeitungsmodul, das die Kalkulation, die Sammlung und das Management der Veröffentlichungsgebühren ermöglicht. Das Modul stellt eine reibungslose Methode bereit, um die APCs zu bearbeiten und den Autoren, den Geldgebern und den Institutionen innerhalb der existierenden Journal-Arbeitsabläufen Rechnungen zu stellen. 
• Bibliographic Management: eine Referenzmanagementsoftware, die beim Redigieren und bei der Korrektur der Bibliographie in verschiedenen Formaten hilft. Sie spart Zeit durch die Erfüllung der Anforderungen bezüglich des Stils und die Sicherstellung der Genauigkeit der aufgelisteten zitierten Quellen. 

Warum soll man in ein Online-System für die Redaktion und Verfolgung der Erstellung der Texte investieren? 

Diese Systeme wurden geschaffen, um den Redaktionsteams zu helfen, die Zeit und die Kräfte effektiver einzusetzen und gleichzeitig die Qualität der Veröffentlichung zu erhöhen. Die besonderen Vorteile umfassen: 

• die Sicherstellung, dass das Redaktionsteam, die Gutachter und die Autoren genau wissen, was von ihnen erwartet wird 
• die Reduktion des Risikos von Fehlern, Unterlassungen und Datenverluste 
• die Beschleunigung des wissenschaftlichen Veröffentlichungsprozesses, da die Aufgaben einfacher sind oder sich besser automatisieren lassen 
• die Vereinfachung der Datensammlung für ein Journal, wie z.B. die Einreichungsnummer, die Herkunft der Einreichungen, die Annahmequoten, die Bearbeitungszeit, etc. 

Die modernen Online-Systeme für Redaktion und Produktion verbessern die Erfahrungen bei der Veröffentlichung für alle Benutzer, die an einem Text arbeiten. 

Um mehr über diese Tools und über die Möglichkeiten zu erfahren, sie für Sie implementieren zu lassen, füllen Sie bitte das Kontaktformular aus. 

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